So rechnet der Effizienz-Check

Grundformel

Min/Beleg = (2 + (Touchpoints − 1) × 1,5 + (Fehlend% × 12)) 
            × Tool-Reibung × Branchen-Faktor

Stunden/Woche = (Belege/Monat ÷ 4,33) × Min/Beleg ÷ 60
Kosten/Jahr   = Stunden/Woche × 52 × Stundensatz

Annahmen im Detail

• Basiszeit 2 Min/Beleg: Reine Erfassung, ohne Übergaben, Suche oder Korrekturen. Erfahrungswert aus Finance-Teams mit etablierter Software.
• +1,5 Min je Übergabe: Jede zusätzliche Person erzeugt Kontextwechsel, Wartezeit und Status-Klärung.
• Bis zu +12 Min anteilig für Suchen/Nachhaken: Linear skaliert mit dem Anteil unvollständiger Belege.
• Best-in-Class: ~1,4 Min/Beleg: Top-Teams mit OCR, klarer Inbox, Freigabe-Regeln.

Tool-Reibungsfaktoren

Branchen-Faktoren

Branchen unterscheiden sich in Beleg-Komplexität, Lieferantendichte und Regulierungsdichte. Wir korrigieren das Min/Beleg-Ergebnis mit folgenden Faktoren:

• Gastronomie: ×1,15
• Handwerk: ×1,10
• Handel / E-Commerce: ×1,05
• Dienstleistung: ×1,00
• Agentur: ×0,95

Datenquellen

• Praxisbenchmarks aus Mandantenarbeit der Reichardt Buchhaltung (DACH-Markt).
• Branchenstudien zur Beleg-Verarbeitungszeit (DATEV-Anwenderbefragungen, lexoffice-Reports).
• Internationale Vergleiche: Levvel/PayStream Annual Report on AP-Automation.

Disclaimer

Der Rechner liefert eine Orientierung — keine garantierte Prognose. Eure tatsächliche Bearbeitungszeit hängt von Team-Setup, Schnittstellen und Beleg-Mix ab. Für eine belastbare Analyse empfehlen wir ein 30-Min-Sparring mit Belegmustern aus eurem Alltag.